Основными формами использования документов в архивном отделе являются:

• информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
• представление документов пользователям для исследований в читальном зале;
• использование документов в средствах массовой информации;
• выдача документов во временное пользование;
• публикация документов в различных формах.

При получении письменного запроса (заявления) специалист, ведущий прием посетителей, устанавливает сроки исполнения запроса в зависимости от его сложности и назначает посетителю день, когда можно подойти за ответом.

По желанию заявителя ответ может быть выслан по почте.

В архивном отделе ООО «РН-Юганскнефтегаз» срок исполнения запросов социально–правового характера по документам архива, в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. ФЗ от 29.06.2010 № 126-ФЗ, от 27.07.2010 № 227-ФЗ), утвержденным Президентом Российской Федерации 2 мая 2006 г., не превышает 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или в обозначенные в запросе. Исполнение запросов в архивном отделе осуществляется на безвозмездной основе.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.

Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, с тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя осуществляются в 5-тидневный срок с момента поступления запроса в архив.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.